Geschlossene Mailinglisten erstellen mit Google

Auch in Zeiten von Smartphones und Whatsapp schreiben noch immer viele Leute E-Mails. In diesem Zusammenhang sind Mailinglisten schon praktisch: Man kann eine bestimmte Gruppe an Menschen erreichen, ohne jedesmal alle Empfänger einzeln in der E-Mail zu nennen (und dann ggf. jemanden zu vergessen). Beispielsweise kann dies sehr nützlich für eine größere Arbeitsgruppe sein, die regelmäßig per E-Mail miteinander kommuniziert. Wie jedoch lässt sich eine Mailingliste schnell und einfach erstellen?

Google als Lösung

reintechnisch.de hatte hier den entscheidenden Tipp parat: Google bietet hierfür eine schnelle und einfache Lösung an, und zwar im Rahmen des Produktes Google Groups. Zu beachten ist, dass für den Administrator der Gruppe ein Google-Account notwendig ist. Alle weiteren Mitglieder der Mailingliste benötigen diesen jedoch nicht. Und auch der Ersteller der Mailingliste kann, falls gewünscht, durchaus mit einer zweiten, beispielsweise beruflichen E-Mail-Adresse registriert werden – dazu später mehr, weiter unten zeige ich euch eine Möglichkeit, den Empfang von Mails für die E-Mail des Erstellers zu deaktivieren, sodass euch die entsprechenden Mails nicht doppelt erreichen.

Vorgehen bei der Erstellung einer geschlossenen Mailingliste mit Google Groups

Google hat die Funktionen von Google Groups etwas versteckt. Der Ersteller der Mailingliste braucht zunächst ein eigenes Google-Konto. Mit diesem Konto gilt es nun zunächst, sich bei Google anzumelden. Oben erscheint, sobald ihr angemeldet seid, die Google-Leiste mit eurem Profilbild. Links neben dem Profilbild findet ihr ein Feld mit 9 Rechtecken, das euch zu den „Google Apps“ führt. Klickt auf dieses Feld und dann auf „Mehr“, im Folgenden Menü auf „Noch mehr“.

Unter dem Menüpunkt „Unterhaltung“ findet ihr den Link zu „Google Groups“. Dort möchten wir hin. Dort angekommen findet ihr ganz oben auf der Seite einen roten Button mit der Aufschrift „Gruppe erstellen“ – und genau das tun wir nun.

Im nun folgenden Menü füllt ihr  die entsprechenden Daten aus. Der interessanteste Punkt ist hier die „Gruppen-E-Mail-Adresse“. Dies ist die Adresse, an die ihr später schreiben müsste, damit die E-Mails an alle Mitglieder verteilt werden. Wählt hier also eine leicht zu merkende (und natürlich noch nicht vergebene!) Adresse aus. Als „Gruppentyp“ wählt ihr die Einstellung „E-Mail-Verteiler“. Unter „Grundlegende Berechtigungen“ stellt ihr noch ein, dass alle Gruppenmitglieder Themen lesen und posten dürfen – und der Gruppenbeitritt nur für „Eingeladene Nutzer“ möglich ist. So behaltet ihr selbst die Kontrolle.

Eure Mailingliste wurde nun erstellt und ist einsatzbereit. Im Menü auf der linken Seite findet ihr einen Verweis zu „Meine Gruppen“, dort findet ihr nun die neu erstellte Gruppe. Als Eigentümer erscheint unter dem Gruppennamen ein Link zum „Verwalten“ der Gruppe, auf den ihr nun klickt.

Ihr könnt auf der linken Seite nun „Mitglieder direkt hinzufügen“ und die gewünschten Empfänger des E-Mail-Verteilers einfügen. Diese benötigen kein Google-Konto, sondern erhalten auch ohne ein solches die E-Mails der Mailingliste.

Unter „Alle Mitglieder“ findet ihr eine Übersicht über – na? – alle Mitglieder des Verteilers. Hier könnt ihr bspw. den E-Mail-Empfang für einzelne Adressen ausstellen. Auf den ersten Blick ist dies nutzlos. Auf den zweiten Blick gibt es ein Szenario, in dem diese Funktion sinnvoll sein kann: Ihr habt bspw. mit eurer privat genutzten Google-Adresse eine Gruppe erstellt, wollt selbst aber mit einer anderen Adresse auf den Verteiler. Kein Problem, ihr deaktiviert einfach bei eurer privaten Adresse den E-Mail-Empfang.

Zum Abschluss überprüft ihr die Einstellungen eures Verteilers mit Hilfe des Menüs auf der linken Seite. Unter „E-Mail-Optionen“ solltet ihr ein Präfix, wenn möglich in eckigen Klammern, für euren Verteiler einstellen. Hierdurch werden alle E-Mails mit diesem Präfix sofort für jeden Empfänger erkennbar. Die weiteren Einstellungen könnt ihr verändern, braucht dies jedoch nicht. Glückwunsch, eure Mailingliste sollte nun funktionsbereit sein!

Eine E-Mail an die geschlossene Mailingliste senden

Ihr könnt nun von den in der Mailingliste registrierten Adressen Nachrichten an den gesamten Verteiler senden. Die notwendige Adresse wurde euch mit der Willkommens-Email mitgeteilt und hat, wie oben bereits angedeutet, die Form „gruppenname@googlegroups.com“. Heißt eure Gruppe also „testgruppe“, so lautet die entsprechende Adresse „testgruppe@googlegroups.com“.

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